Export : tout savoir sur le Contrôle de Conformité des Marchandises

Quelles sont les étapes du processus d’évaluation de la conformité ?

Pour certifier les marchandises et obtenir un certificat de conformité (COC), tout exportateur est tenu de suivre un processus d’évaluation de 5 étapes : la vérification initiale, la préparation à l’évaluation, l’évaluation, la certification et la surveillance.

Étape n°1 : Vérification initiale

Suite à la réception de la requête, on identifie les formalités adéquates pour l'exécution. Ensuite on vérifie la disponibilité des compétences nécessaires et quelles procédures doit on appliquer.

Ces procédures peuvent être combinées (plan d’audit, plan d'échantillonnage, plan d'analyses en laboratoire). On peut résumer cette étape comme suit:

• Réception de la requête
• Recherche documentaire
• Prise de décision sur le plan a suivre
• Champ d’application
• Identification et interprétation des standards
• Identification des compétences adéquates
• Choix des procédures à appliquer
• Cotation

Étape n°2 : Préparation à l’évaluation

On attribue les instructions nécessaires à chaque partie impliquée (auditeur, inspecteur, laboratoire) et on vérifie leurs compétences pour effectuer les tâches planifiées lors de la vérification préliminaire.
Il sont amenés à :

• Préparer l’échantillon
• Sous-traiter les analyses laboratoire par un partenaire ou un service interne
• Auditer l’usine
• Effectuer l’inspection physique avant l’embarquement

Étape n°3 : Évaluation de la conformité

Cette étape consiste en l’analyse technique de la demande et l’estimation des résultats . Les conclusions et les non conformités détectées sont regroupées dans un rapport.

Étape n°4 : Certification

La décision finale de certifier est documentée, et il est également indiqué qui a pris la décision. En général, elle est décidée par un comité technique, un bureau régional, un expert ou un directeur. Enfin, la décision de certifier est déterminée par la délivrance d'un certificat de conformité (abrégé COC dans l'anglais Certificate of Conformity) ou d'un rapport de non-conformité (abrégé NCR dans l'anglais Non-Conformity Report).

Étape n°5 : Surveillance et évaluation continue

On veille à ce que les produits certifiés soient conformes aux conditions requises par le marché de l’importation. Cette surveillance continue de la conformité se fait de manière ponctuelle ou aléatoire :

• en surveillant le chargement
• en vérifiant la marchandise à l'arrivée
• en surveillant les systèmes de gestion de qualité
• en contrôlant le processus de fabrication
• en inspectant régulièrement la marchandise
• en testant aléatoirement les produits dans le laboratoire
• en contrôlant les registres de fabrication de l’usine

La durée et la fréquence de la surveillance sont définies en collaboration avec les autorités responsables de l'élaboration du programme de vérification de la conformité.

C’est quoi le certificat de conformité (COC) ?

La plupart des acheteurs ignorent la signification exacte du terme "certificat de conformité" lorsqu'ils importent de Chine / Vietnam / Thaïlande / Inde, ce qui est l'une des principales raisons d'écrire cet article pour éclairer les clients et répondre à leurs questions. Un certificat de conformité (COC) est généralement fourni par une autorité spécifique . C'est un document qui confirme si un produit bien déterminé satisfait les standards nécessaires.

Quel est l’objectif du certificat de conformité ?

Si vous avez l'intention de vendre vos produits sur plusieurs marchés, ils doivent répondre à diverses exigences réglementaires ou être dédouanés. Ce document encourage le commerce en renforçant la confiance des consommateurs dans les et les marchés.

Certains pays peuvent exiger un COC en fonction de la catégorie de produits importés à des fins de contrôle réglementaire ou douanier.  Les clients ou les acheteurs, par exemple, peuvent exiger un COC lorsqu'ils vendent vos produits sur différents marchés (tels que les États-Unis, la Chine ou les pays européens). Sans certificat de conformité, vous pourriez avoir des difficultés à mettre votre produit sur le marché.

La possibilité d'émettre un COC vous permet de commercialiser rapidement vos produits. Les retards dans l'approbation de votre produit peuvent également augmenter le temps requis ou même empêcher son approbation. Un certificat de conformité, quant à lui, accélère votre processus d'inspection en établissant des normes applicables pour améliorer l'efficacité du processus.

Quels sont les prérequis de certificat de conformité ?

Le COC est délivré pour déclarer légalement que votre produit a été fabriqué et qu'il répond à des normes et des réglementations spécifiques du marché.

Il peut également être spécifié dans un contrat établi avec l'acheteur ou l'entreprise, qui comprend les spécifications, les dessins, le stockage, l'emballage, l'étiquetage et une identification physique légalement signée par la personne responsable de la déclaration.

Quels sont les détails inclus dans le certificat de conformité ?

En général, les éléments suivants sont les éléments obligatoires minimums qui doivent être inclus dans le COC.

• L'identification du produit, y compris la description du produit et le numéro de commande correspondant
• Le certificat du fabricant/importateur d'identité, y compris le nom légal, l'adresse et les informations de contact
• Une liste de toutes les réglementations/normes de sécurité que le produit doit respecter
• Une liste des certificats accordés au fabricant dont les produits ont été testés et jugés conformes aux standards
• La date et le lieu de production du produit
• La date et le lieu des tests de conformité du produit aux règles de sécurité citées
• Le logo de tout laboratoire ou organisme de certification tiers indiquant qui a effectué le test ou délivré le certificat

Modèle de certificat de conformité

Comment obtenir un certificat de conformité et à quelle étape ?

Un COC est généralement fourni par le fabricant du produit ; cependant, dans certains cas, un laboratoire indépendant vous délivrera le certificat de conformité.

Un acheteur peut demander à voir le COC pour s'assurer que le produit qu'il achète répond à tous les critères d'essai et à toutes les directives de sécurité et qu'il peut être utilisé en toute sécurité. Ces directives sont généralement exigées. Toutefois, cela dépend entièrement de la région ou du pays, ainsi que de toute loi régissant le contrôle de la qualité et la sécurité des produits.

Quelles sont les agences de délivrance de certificat de conformité ?

En général, les gouvernements sont en relation avec des agences internationales qui examinent les certificats de conformité. Avant d'engager une agence, il est préférable de vérifier d'abord auprès du pays de destination. Cela permettra de s'assurer que la fédération et les autorités reconnaissent la présence de l'agence dans ce pays.

Voici quelques agences de certification bien connues (avec des modèles gratuits de certificats de conformité) :

• Intertek
• Cotecna
• SGS (Société Générale de Surveillance)

Quelle est la différence entre un COC, un COA et une UE ?

Quel est le contenu de chaque certificat ?

En termes de contenu, le COC ne comprend généralement pas de conditions spécifiques d'essai, de paramètres ou de détails d'essai.

Le certificat d'authenticité (COA), quant à lui, a un contenu plus rigoureux et spécifique que le certificat de conformité (COC).
Les mesures réelles des tests sont enregistrées conformément aux spécifications de conception ou de fabrication du produit. Il comprend également certaines spécificités, comme les numéros de lot pour la traçabilité.

Qui est l’émetteur et l’autorité ?

Un certificat d'authenticité (COA) est généralement délivré par le personnel chargé de l'assurance et du contrôle de la qualité, avec l'autorisation du fabricant, afin d'authentifier que vos produits vendus (identification spécifiée du numéro de lot) répondent aux exigences du produit et que les résultats des tests qui les accompagnent sont détaillés. Le fabricant peut effectuer l'inspection, ou une agence d'inspection peut inspecter vos produits conformément aux spécifications.

Toute personne ou partie autorisée, y compris les laboratoires tiers ou les organismes de certification, peut délivrer un COC pour déclarer que vos produits répondent à des normes de test spécifiques.

Quelle est la déclaration de conformité de l’UE ?

La déclaration de conformité de l'UE (DOC) est un document obligatoire qui doit être signé par le fabricant ou votre représentant autorisé pour déclarer que votre produit répond aux exigences de l'UE. En signant la DOC, vous acceptez d'assumer l'entière responsabilité de veiller à ce que votre produit soit conforme à toutes les lois européennes applicables.

Quels sont les pays qui exigent les certificats de conformité et pour quelles raisons ?

Les pays demandent un COC lors de l'importation de certains types de marchandises. Dans ce cas, le COC est communément appelé certificat de conformité ou certificat d'homologation.

Le COC est fourni par une partie autorisée et sert de preuve que les spécifications spécifiées sont présentes dans les marchandises importées en question. Il s'agit, par exemple, d'une preuve documentée de la présence de spécifications techniques dans un produit.

Le COC est remis lors du dédouanement. Les marchandises importées dépourvues de certificat de conformité sont soit saisies, soit détruites. Certains pays exigent des certificats de conformité pour les marchandises importées. Les pays qui exigent un certificat de conformité pour la plupart des marchandises sont les suivants :

• Algérie
• Mongolie
• Biélorussie
• Kenya
• Koweït
• Syrie
• Ouganda
• Yémen
• Russie
• Arabie Saoudite
• Etats unis d’Amérique

Conclusion

Le certificat de conformité représente l'un des documents importants délivrés par votre entreprise qui garantit que vos produits seront conformes aux lois et règlements applicables.