Qu’est-ce qu’une liste de colisage ? (Packing list)

Comprendre l’importance d’une liste de colisage

Une liste de colisage est un document qui accompagne un envoi de marchandises et qui recense les articles contenus dans le colis ou la palette. Elle est préparée par l'expéditeur (vous) ou l’entreprise chargée d’organiser le transport (nous) et peut être exigée par les transporteurs, les douanes ou le destinataire pour vérifier que les articles expédiés correspondent bien à ceux attendus.

Dans de nombreuses situations, la liste de colisage est indispensable pour garantir une expédition réussie et éviter les retards ou les litiges avec les transporteurs ou les douanes. 

Elle est particulièrement importante pour les envois internationaux, où les réglementations douanières peuvent être strictes et les exigences en matière de documentation plus complexes.

Les fonctionnaires des douanes utilisent ces renseignements pour calculer les droits et les taxes que les importateurs doivent payer. Les listes de colisage inexactes ou incomplètes peuvent entraîner une évaluation erronée des droits et taxes, ce qui peut entraîner des retards dans l'enlèvement des marchandises, des amendes supplémentaires et des pénalités.

Que doit contenir une liste de colisage ?

La liste de colisage contient généralement des informations telles que : 

• Le nom de l'expéditeur et du destinataire
• Le numéro de commande et le numéro de référence
• La description des articles, y compris leur quantité, leur poids et leur valeur
• Les dimensions et le poids total du colis ou de la palette
• Les instructions d'expédition spéciales, telles que les instructions de manutention ou les exigences de stockage

Elle peut également inclure des numéros de référence, des codes-barres ou des codes QR pour faciliter le suivi et l'identification de l'envoi.

Qui fournit la liste de colisage ?

La liste de colisage est préparée par l'expéditeur ou son prestataire logistique, n’hésitez pas à nous contacter pour tout supplément d'information ou devis !

Elle est souvent ordonnée par les transporteurs pour garantir que les marchandises sont correctement identifiées et triées pour le transport. 

Pour obtenir une liste de colisage, l'expéditeur doit la créer et l'imprimer lui-même. 

Certains transporteurs peuvent fournir des modèles de liste de colisage à remplir en ligne ou proposer un service d'impression pour un coût supplémentaire.

Comment remplir une liste de colisage ?

Une liste de colisage économise du temps et réduit la possibilité d'erreurs, ce qui en fait un document essentiel pour le processus d'importation-exportation.

Voici quelques conseils pour remplir sa liste de colisage.

Quels sont les éléments d’une liste de colisage ?

Pour créer une liste de colisage, il est essentiel de comprendre les éléments critiques qui composent le document. 

Voici quelques-uns des éléments essentiels à inclure lors de la création d'une liste de colisage :

1. Informations sur la navigation : Cela comprend le nom de l'exportateur, de l'importateur et du transitaire, ainsi que l'adresse et le numéro de contact de toutes les parties concernées.
2. Détails des expéditions : Il s'agit notamment de la date d'expédition, du mode de transport (air, mer, route ou rail), des numéros de référence pour l'expédition tels que les numéros de conteneur, les connaissements ou les connaissements aériens.
3. Description des marchandises : Cela comprend une description détaillée des marchandises expédiées, de préférence en utilisant le code HS, leur poids, leur quantité, les dimensions et le type d'emballage utilisé.
4. Autres informations pertinentes : Il peut s'agir d'informations sur l'origine des marchandises, les informations sur les marchandises dangereuses, la valeur des marchandises et toute autre information pertinente que les fonctionnaires des douanes peuvent exiger.

Comment faire une liste de colisage ?

Pour créer une liste de colisage, voici les conseils de DocShipper que vous deviez prendre en considération :

• Utiliser un format standard : L'utilisation d'un format standard permet aux fonctionnaires des douanes de lire et de comprendre le document, réduisant les chances d'erreur.
• Soyez précis et détaillé : Assurez-vous que toutes les informations incluses dans la liste de colisage sont exactes, détaillées et correspondent à la facture commerciale.
• Inclure un identifiant unique : Y compris un numéro d'identification unique pour chaque article dans l'expédition facilite le suivi et le rapprochement de l'expédition.
• Organiser des informations : Organiser les informations sur la liste de colisage pour qu’il soit facile de comprendre et de référence.
• Utiliser des logiciels ou des modèles : Il existe de nombreux outils en ligne ou applications logicielles que l'on peut utiliser pour créer des listes d'emballage, qui peuvent gagner du temps et réduire le risque d'erreurs humaines. Les modèles Microsoft Excel ou Google Sheets sont également facilement disponibles pour créer des listes d'emballage.

Comment se procurer une liste de colisage ?

La liste de colisage peut être créée sur un ordinateur à l'aide d'un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word ou Google Docs, ou manuellement sur papier.

Vous trouverez ci-joint un exemple de liste de colisage, ainsi la facture qui doit l’accompagné :

Quelles est la différence entre liste de colisage et bon de livraison ?

Une liste de colisage et un bon de livraison sont deux documents distincts qui sont utilisés dans le processus de livraison de produits ou de marchandises, mais ils ont des fonctions différentes.

Une liste de colisage est un document qui répertorie les articles qui ont été emballés dans un colis. C'est un document interne qui est utilisé par l'entreprise pour s'assurer que tous les articles commandés ont été emballés et qu'ils sont prêts à être expédiés. 

La liste de colisage peut inclure des informations sur la quantité, la taille, le poids ou tout autre détail pertinent sur chaque article emballé.

En revanche, un bon de livraison est un document qui accompagne les produits lors de leur livraison au client. Il est utilisé pour indiquer au client que les produits ont été livrés et pour lui fournir des informations sur les produits livrés, telles que la quantité, la description et le prix. 

Le bon de livraison doit être signé par le client pour confirmer qu'il a reçu les produits.

Quelle sont les erreurs les plus communes à éviter ?

Les erreurs sur les listes de colisage peuvent causer des retards, entraîner des coûts supplémentaires et endommager la relation importateur-exportateur. 

Voici quelques-unes des erreurs courantes à éviter lors de la création d'une liste de colisage.

Exemples d’erreurs de liste de colisage

• Renseignements inexacts : Le défaut de fournir des renseignements précis, comme les dimensions incorrectes du colis ou le poids des marchandises, peut entraîner l'application de droits et taxes incorrects.
• Manque de détails : Les informations incomplètes, telles que le défaut d'inclure la description complète des marchandises ou des codes SH, peuvent également entraîner des problèmes de dédouanement.
• Disparités : Un manque de cohérence entre les informations sur la facture commerciale et la liste de colisage peut entraîner des retards et une inspection personnalisée.
• Ne pas mettre à jour les listes de colisage : Le fait de ne pas mettre à jour les listes de colisage avec les informations les plus récentes sur les produits peut conduire à des données périmées à l'arrivée, ce qui peut entraîner des problèmes avec les douanes, des retards et des frais supplémentaires.

Stratégies pour réduire les erreurs et accroître l’efficacité

Pour éviter les erreurs dans les listes d'emballage, il est recommandé d'adopter les stratégies suivantes. 

Tout d'abord, il est important de procéder à des examens réguliers et de mettre à jour les listes d'emballages pour garantir que les dernières informations sur les produits et les expéditions sont saisies et réduisent le risque d'erreurs.

Ensuite, l'utilisation de la technologie, telle que les listes d'emballage électroniques, peut aider à minimiser les erreurs humaines dans la création de la liste de colisage. Il est également important de normaliser les processus, y compris la collecte et la diffusion des informations pour la liste de colisage, pour assurer la cohérence et la qualité.

Enfin, il est recommandé de toujours vérifier son travail ou de demander à quelqu'un d'autre de revoir la liste de colisage afin de détecter toutes erreurs d’expédition.

Importance de réviser et de mettre à jour régulièrement les listes de colisage

Garder votre liste de colisage à jour est essentiel pour assurer des opérations d'importation-exportation lisses.

Les examens réguliers des listes d'emballage sont essentiels pour s'assurer que l'information est exacte et à jour. S'il y a des modifications à l'information sur le produit ou l'expédition, la liste de colisage doit être mise à jour en conséquence. 

Cela garantit que les fonctionnaires des douanes et les autres parties impliquées dans l'expédition ont des données correctes et actuelles.

L'examen régulier et la révision des listes d'emballage améliorent l'efficacité et réduisent les chances d'erreurs. Il aide également à maintenir des importations et des exportations cohérentes et précises, ce qui entraîne des délais de dédouanement plus rapides, des coûts plus faibles et des retards d'expédition plus faibles.

Conclusion

L'établissement d'une liste de colisage est essentiel pour s'assurer que les marchandises sont livrées dans les délais, sans retard ni dommages ni frais supplémentaires. 

Employer les conseils décrits dans ce post aidera probablement à éviter les pièges communs qui résultent de la plupart des erreurs de liste de colisage. 

En ce qui concerne l’expédition, c’est une combinaison de grandes et petites choses qui mènent finalement au succès, et une liste de colisage est certainement une de ces petites choses. L'examen et la mise à jour de la liste au besoin permettront toujours d'améliorer son efficacité.